Vijf jaar geleden werd een intern controlesysteem ingevoerd in de gemeentelijke diensten om de werking van alle diensten te controleren en te evalueren.
Na vijf jaar drong een aanpassing van dit controle systeem zich op, temeer omdat er in de komende jaren een audit wordt verwacht van de gemeentelijke diensten en de controle die wordt uitgevoerd door het gemeentelijke managementsteam.
Intern was er over dit controlesysteem al flink wat werk verzet om het te verbeteren en er lag gisteren een aangepast versie van de eerste editie van 2010 op tafel ter stemming. De burgemeester vroeg om dit voorstel aan te nemen maar dit was niet naar de oren van oppositieleden Langenhuizen en Laurijssen.
Oppositie eist verdere aanpassingen aan ICS.
Vooral Langenhuizen was van mening dat deze aanpassing bijlange na niet ver genoeg ging en eiste enkele aanpassingen vooraleer hij zich kon vinden in de goedkeuring.
Hij was ondermeer van mening dat er op vlak van aanpassingen maar een zeer mager resultaat was bereikt. Hij vroeg meer specifiek voor de volgende punten meer aandacht en wilde deze alsnog bij de aanpassingen toevoegen via een amendement.
1. Een Gantt chart voorhet onwikkeltraject op te nemen.
Ter verduidelijking, een Gantt chart is een hulpmiddel om aan projectmanagement of opvolging te doen.Een Gantt-chart bestaat uit een aantal rijen die ieder een activiteit of taak binnen het project vertegenwoordigen. Meestal staan de eerste activiteiten (of taken) bovenaan. Op de horizontale as staat de tijd die nodig is voor het totale project. Per activiteit (of taak) wordt middels een tijdsbalk aangegeven welke tijd nodig is.Gecompliceerdere Gantt-charts kunnen ook zaken bevatten als milestones (mijlpalen) en relaties tussen activiteiten of taken (bijvoorbeeld: taak 1 moet afgerond zijn voor taak 3 gestart kan worden).Zie bovenstaande Gantt-chart voorbeeld. De oranje balken zijn activiteiten die uitgevoerd moeten worden. De pijlen geven condities aan: een activiteit die eerst volbracht moet zijn voordat aan de volgende begonnen kan worden. De zwarte ruit is een milestone, een ijkpunt waarop een bepaalde toestand gereed moet zijn.Op zich is dit zeker geen slechte aanpassing. We kunnen van hieruit niet beoordelen hoe aan project assessment of afweging wordt gedaan binnen het gemeentelijke managementteam, maar als aanvulling op bestaande evaluaties of planning zou deze aanpak wel aanbeveling verdienen.
2. Een projectrisico-analyse ter beheersing van het ontwikkeltraject op te nemen.
3. Elk kwartaal de raad te rapporteren over status, voortgang, risico’s en beheersmaatregelen totdat het ICS in-place is. (ICS: intern controlesysteem)
4. Het voorstel na aanpassing opnieuw ter definitieve goedkeuring voor te leggen .
Omdat volgens de burgemeester in de aanpassing van het ICS dat op tafel lag veel van deze punten waren opgenomen wilde de meerderheid eerst dit voorstel te goedkeuring aan de gemeenteraad voorleggen om van daaruit naar nieuwe aanpassingen te evolueren.
Zowel Langenhuizen als Laurijssen vonden echter dat de formulering van het voorstel veel te abstract was en er als zodanig nergens een tastbare controle uit kon worden afgeleid, we hoorden uitspraken als vergeetput enz.. voorbij komen in het daaropvolgende debat.
Voorzitter Segers probeert tot een vergelijk te komen.
Voorzitter Filip Segers had op een gegeven moment moeite om het debat een constructieve wending te geven en reikte enkele landingspistes aan om tot een vergelijk te kunnen komen. Door de wending die het debat nam was het namelijk niet denkbeeldig dat het volledige personeel en vooral het personeelskader zich niet meer gesteund zou voelen door het bestuur en daardoor de relatie zou vertroebelen tussen het personeel en het gemeentebestuur, iets waar we in onze nochtans rustige gemeente niet op zitten te wachten.
Omdat de wijzigingen die door de oppositie werden gevraagd niet op korte termijn kunnen worden ingewilligd en deze ook moeten worden onderzocht door het managementteam werd uiteindelijk unaniem besloten om binnen afzienbare termijn (lees: 4 tot 6 maanden) een nieuwe evaluatie met voorstel ter stemming zal worden voorgelegd.
