Gemeenteraad

Maandagavond kwam op de Gemeenteraad het raamakkoord dat de gemeente wil sluiten met Ciport over het IT-management op de tafel.

Het schepencollege wil graag een positief antwoord op het voorstel om een raamakkoord voor de periode van 3 jaar af te sluiten met een partner van Cipal, namelijk Ciport.

Belangrijk dossier

Door het snel veranderende landschap in de IT is de gemeente en bij uitbreiding het OCMW verplicht zich te schikken naar nieuwe wetgeving op Vlaams/Belgisch/Europees vlak. Dit gaat over de privacy van de burger, maar ook de toegankelijkheid van dezelfde burger aan het digitaal loket, maar ook over  de interne competentie over het beheer van deze snel vernieuwende technologie.

Dit is een levensgrote uitdaging en de gemeente moet heel erg dringend enkele vergaande aanpassingen doen aan haar IT hardware om operatief te blijven. 

Huiswerk grondig gemaakt.

Gedurende vele maanden huiswerk heeft het schepencollege een solide dossier samengesteld om deze uitdaging met succes aan te gaan, in samenwerking met het lokale OCMW, maar ook met Arendonk en Baarle-Hertog gingen ze tezamen onderhandelingen met Cipal om het best mogelijke raamakkoord uit de brand te slepen. 

Als eerste geven we de voorzitter van het OCMW, Koen Rombouts en schepen van IT, Hans Heylen de kans om hun argumentatie te voeren om hun keuze voor CiPort te verechtvaardigen..

Het gemeentebestuur en het OCMW van Ravels zijn, evenals de meeste gemeentebesturen uit de provincie Antwerpen en Limburg in de jaren 90 toegetreden tot het intergemeentelijk samenwerkingsverband Cipal om gebruik te kunnen maken van hun IT expertise.  We maken reeds jaren gebruik van tal van Cipal applicaties b.v. voor onze bouwdienst, dienst bevolking, de personeelsadministratie, de boekhouding, het notulenbeheer , de sociale dienst enz.  We zijn als vennoot tevens mede-eigenaar van het ciPort datacenter en – netwerk. Het is evident dat wij met Cipal aan tafel zijn gaan zitten om de onderhandelingen te voeren. 

De doelstelling in dit dossier is :

• gebruik te kunnen maken van toptechnologie en dit op een veilige manier. Onze data zullen worden opgeslagen in het ciPort datacenter waar wij zelf mede-eigenaar van zijn, een overheidsdatacenter nota bene.  We denken dat niemand ons zal tegenspreken dat overheidsdata thuis horen onder een overheidsdak. In het kader van de GDPR wetgeving, die trouwens vandaag van kracht is en waaraan we met onze lokale infrastructuur niet voldoen, is de keuze voor het ciPort overheidsdatacenter een logische keuze – de GDPR conformiteit wordt overigens contractueel vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. 
• We nemen deze IT diensten af aan prijzen en voorwaarden die onder de geldende marktprijs liggen. We zijn het overleg aangegaan met de gemeente  Baarle-Hertog en Arendonk en daardoor fikse kortingen kunnen bekomen. Noem het een groepsaankoop.  Door deze samenwerking kunnen we profiteren van de schaalgrootte die anders uitsluitend voor grotere besturen is weggelegd. Een prijs per gebruiker voor 200 seats is namelijk een pak goedkoper dan die voor 75 seats. 

Verantwoordelijkheidsketting.  

Maar bovenal willen we dat de verantwoordelijksheidsketting volledig gesloten is zodat het ontlopen van verantwoordelijkheid tussen verschillende leveranciers (ping-pong syndroom) , wat wij nogal eens zien bij andere besturen, absoluut vermeden wordt. Het is Cipal die rekenschap zal moeten geven indien er zaken fout zouden lopen en niemand anders. Hiervoor werd een zogenaamde SLA afgesloten die contractueel het serviceniveau garandeert, mèt boeteclausules. Een  verantwoordelijkheidssplit tussen meerdere leveranciers zou er toe kunnen leiden dat onze administraties de dupe zouden worden. 

Laat ons tot slot niet vergeten dat vandaag in het ciPort datacenter tientallen lokale overheden reeds actief zijn. Onze administraties zijn op bezoek geweest bij meerdere besturen die reeds aangesloten zijn in het Ciport Datacenter. Telkens mochten we prima feedback ontvangen van de reeds aangesloten gemeenten. 

Ravels zet hier samen met haar buurgemeenten Baarle-Hertog en Arendonk de stap naar een modern, veilig, betaalbaar en klantgericht IT-systeem. De zes besturen, administraties en managementteams kwamen  unaniem tot dezelfde slotsom, namelijk dat Cipal de beste partij is om de noodzakelijke modernisering aan een uiterst gunstige prijs met stevige operationele garanties door te voeren. 

Oppositie vindt voorstel te mager, te weinig garanties… niet transparant genoeg….

ICT is een strategische basisvoorwaarde waarop het gemeentelijk bestuur is gebaseerd. Een voorstel als dit waarin de totale omwenteling van de infrastructuur aan de orde is of komt vereist een gedegen, rationele, onderbouwde besluitvorming. “Dit is het belangrijkste besluit tijdens deze legislatuur” [dixit].

Belangrijke eisen waaraan de ICT moet voldoen zijn functionaliteit (oa welke applicaties), exclusiviteit (toegang tot en verwerking van de data moet zijn voorbehouden aan daartoe bevoegde personen), betrouwbaarheid (data zijn juist, volledig, actueel en geautoriseerd) en continuïteit (de ICT is beschikbaar op momenten waarop dat nodig is). Dit alles tegen acceptabele kosten. 

Het is de opdrachtgever die hier, bij voorkeur gebaseerd op een visie, organisatiedoelstellingen en een risicoanalyse, eisen stelt in het programma van eisen (PvE). Zie ook: “leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen”. Een kwalitatief goede aanbesteding doet de rest. Dit leidt uiteindelijk tot de beste prijs/prestatieverhouding bij de verwerving van deze services. 

De (strategische) doelstellingen, welke in deze nauwelijks smart zijn, bieden weinig houvast. Volgens zeggen bestaan er op dit moment ernstige risico’s voor de bedrijfsvoering, maar een samenhangende, integrale, risicoanalyse is niet beschikbaar. Waarschijnlijk als gevolg daarvan is er ook geen PvE beschikbaar. Daar komt bij dat de garanties die een standaard aanbestedingsproces wellicht zouden kunnen bieden door deze quasi-inbesteding ook niet van toepassing zijn.

Door het ontbreken van de belangrijkste normstellende documenten gekoppeld aan een quasi-inbesteding is zekerheid over de kwaliteit van de Ciport aanbieding nauwelijks te geven. De eerdere opmerking dat alleen punten en komma’s gewijzigd kunnen worden […] veronderstelt een kwalitatief ongekend goede aanbieding. Hetgeen naar mijn oordeel in de voorliggende documenten niet wordt onderbouwd.

De inherente contractrisico’s van deze aanbieding vallen uiteen in een paar categorieën (een uitgebreide lijst in de bijlage):

1. Functionaliteit (het wat): er wordt weliswaar gesproken over applicaties bij andere gemeenten maar de lijst die duidelijkheid moet verschaffen voor onze gemeente lijkt te ontbreken. Operating systems kunnen worden vernieuwd maar gebeurt dat ook en zo ja waarom? 

Werken buiten kantooruren, op elke locatie kan, maar is dit een duidelijke keuze? Hoe staat het dan met de ondersteuning. Willen we dan nog wel de geadviseerde thin clients? Als dit een tussenstap is, wat is dan de eindsituatie?

Een servicelevelniveau van 90% en gegarandeerde beschikbaarheid van 99%, met alle beschreven uitzonderingen is te laag. Voorbeeld: ik kan niet werken  prio3  herstel binnen 8 tot 12 uur. Maar dat geldt dan voor slechts 90% van de incidenten. Calamiteiten (prio 1) zullen slechts incidenteel voorkomen. De garantie dat herstel van het servicelevel binnen 2,5 uur zal plaatsvinden is een erg boude. Denk aan brand, grondkabel stukgetrokken o.i.d. Calamiteiten zijn waarschijnlijk niet binnen 2,5 uur op te lossen. Gezien de frequentie zal een overschrijding met een dag vrijwel zeker in de 10% van de SLA vallen. Wat hebben we dan aan zo’n garantie? 

Beschikbaarheid van data is niet helder opgenomen. Er wordt 1 keer per dag een backup gemaakt. Is dat genoeg? Recovery duurt 24 tot 48 uur. Wat betekent dit? Is dit snel genoeg?. Voldoet dit aan de wettelijke bewaarplicht? Nooit meer dan 5 weken terug? Wat we willen, wat we eisen, is niet duidelijk genoeg.

We besluiten als raad over zeer technische inrichtingsonderwerpen (het hoe). Terwijl dit nou net transparant moet zijn. Daar hebben we de leverancier voor. 

2. Verantwoordelijkheden: verantwoordelijkheden zijn verdeeld over Cipal, derden, vendors, constructors, subcontractors, operators, verbonden ondernemingen en anderen (aangestelden, powerusers, sysadmin…). Het succes van outsourcing, zeker de mate van ontzorging, wordt in hoge mate bepaald door helderheid op dit onderwerp. Er zijn n.m.m. twee partijen. De opdrachtgever en de  opdrachtnemer. Alle subcontractors zijn een ongedeelde verantwoordelijkheid van Cipal. Op talloze plekken staan in deze uitzonderingen die effectief en efficiënt contractmanagement onmogelijk maken.
3. Contractmanagement: er bestaan teveel onduidelijkheden met betrekking tot de rapportage. Er is geen duidelijk lijst met KPI’s. Het rapportageformat ontbreekt. De frequentie van de rapportage met de bijbehorend evaluatie is, zeker het eerste jaar, te laag. Instrumenten om bij te sturen zijn onvoldoende krachtig. Ontbindende voorwaarden ontbreken. De straf van 11.000 euro op ontbinden is ongepast.
4. Kosten: dat de samenkoop met andere gemeenten (2 of 5?) prijsvoordeel oplevert en welke dat is wordt niet onderbouwd en is gezien de IAAS benadering ook onwaarschijnlijk. Dat Cipal goedkoper is dan andere partijen wordt niet onderbouwd. De onderbouwing voor de besparing op de kosten door naar Cipal te gaan is onvolledig en onjuist. Het is duidelijk dat vanaf dag 2 de kosten waarschijnlijk met zo’n 3500 euro per maand omhoog gaan. Daar komt bij dat bij Cipal de kosten onderhevig zijn aan talloze prameters waar de gemeente geen invloed op heeft. Het is niet onwaarschijnlijk dat de kosten vanaf dag 3, conform contract, verder zullen stijgen. Deze financiële vergelijking redeneert naar de Ciport-oplossing toe. 

Alle inherente contractrisico’s zullen vroeger of later manifest waarschijnlijk worden en ieder voor zich additionele kosten met zich meebrengen. Geld is op dat moment het enige dat effectief kan zijn.

Vernieuwing , JA... Partnerkeuze..... ??

Inhoudelijk is N-VA het helemaal eens met de beslissing om over te gaan naar een verregaande vernieuwing van de ICT infrastructuur. Maar aangezien het gaat om een enorme investering die de komende jaren een grote impact zal hebben op het gemeentebudget, is het essentieel om een goed overwogen keuze te maken en een correct beslissingsproces te doorlopen om de beste partner voor de toekomst te kiezen. 

Vooral bij dat laatste stelt N-VA zich grote vragen. De Burgemeester en Schepenen kiezen hier voor CIPAL als leverancier en laten bewust geen mogelijkheid toe om andere aanbieders een offerte te laten indienen. Dat is op zijn zachtst gezegd, heel opmerkelijk. Wanneer het over kleinere uitgaven van de gemeente gaat, dan hamert het bestuur zelf altijd op die openbare aanbesteding om het proces eerlijk en transparant te laten verlopen. N-VA stelt zich dan ook terecht vragen waarom die openbaarheid van aanbieden door meerdere leveranciers nu bewust niet mogelijk wordt gemaakt. Net nu het zelfs gaat om zo’n belangrijk dossier, met zo’n grote impact op de toekomst en het gemeentelijke budget? Wat is de échte reden waarom de gemeente Ravels CIPAL hier zo aan het bevoordelen is? 

Intercommunales .... geen al te beste reputatie sinds Samu Social.....

N-VA wijst erop dat we ervan bewust moeten zijn dat CIPAL een zogenaamde “intercommunale” is. Intercommunales hebben de laatste tijd geen al te positief imago gekregen. De schandalen van politici die hun eigen zakken vullen in intercommunales van Gent en Brussel zitten bij de mensen nog vers in het geheugen. Ook in CIPAL zitten politieke vertegenwoordigers vanuit Ravels, wat maakt dat N-VA als oppositiepartij sterk een oogje in het zeil wil houden en bovenop dit soort van dossiers zit. 

Een eerste vaststelling tijdens de gemeenteraad van 4 september was dat Burgemeester Luyten en de schepenen Rombouts en Heylen telkens het antwoord op de vraag bleven ontwijken waarom alleen CIPAL een offerte mocht indienen en andere aanbieders niet. Uit een korte rondvraag bij wat andere gemeenten in de provincie bleek dat er alleen al in een straal van 100 km rond Ravels maar liefst 5 gelijkaardige aanbieders van zo’n ICT oplossing zijn die maar wat graag een offerte zouden willen indienen bij ons gemeentebestuur. Overigens allemaal aanbieders die ervaring hebben met ICT oplossingen voor gemeentebesturen en in staat zijn software te laten verbinden met reeds bestaande software in gemeentehuizen en OCMW besturen. Er moet dus iets meer aan de hand zijn waarom de gemeente Ravels zo graag die grote opdracht toekent aan CIPAL… 

Op een gegeven moment geeft Schepen Heylen in de raadszitting aan dat Ravels met CIPAL wil werken, omdat CIPAL een intercommunale is en de gemeente Ravels daar als partner mee in het bestuur zit. Op zich zou dat een aannemelijke reden kunnen zijn. Maar N-VA was intussen te weten gekomen dat de ICT oplossing die de gemeente Ravels wil gaan aanschaffen, helemaal niet van de Intercommunale CIPAL is! CIPAL zal wel het cçntract met de gemeente Ravels maken, maar zal de opdracht uitbesteden aan een onderaanneming, naar waar ook de winsten zullen vloeien. CiPort, zoals de ICT oplossing heet, is immers een product van CIPAL-Schaubrouck NV. Deze vennootschap is helemaal geen intercommunale waar de gemeente Ravels partner in is, maar een private vennootschap waar particuliere bestuurders (waaronder de directeur van CIPAL zelf) het bestuur van uitmaken. N-VA Ravels is van mening dat de intercommunale CIPAL alleen maar wordt gebruikt om de opdracht binnen te halen onder het mom van “wij zijn als CIPAL een openbaar bedrijf waarin het gemeentebestuur van Ravels ook belangen heeft”, maar van zodra de opdracht binnen is, dan laten we het geld vooral vloeien naar de particuliere vennootschappen die eronder hangen. Pure persoonlijke verrijking dus en geen aantoonbare meerwaarde voor de intercommunale. Dat druist volgens N-VA compleet in tegen de werking van een goed bestuur. En zeker wanneer hiermee private bedrijven worden bevoordeeld. De gemeente Ravels laat volgens N-VA de marktwerking hier niet spelen. Wanneer verschillende aanbieders zich kandidaat kunnen stellen als leverancier, dan kan de gemeente Ravels kiezen voor de aanbieder met de beste prijs. Dat is belangrijk om de inwoners van Ravels geen onnodig geld uit hun zakken te laten kloppen. Nu is de kans groot dat Ravels veel te veel gaat betalen. Alleen maar omdat er persoonlijke belangen spelen? 

N-VA vindt het walgelijk dat dit soort van beslissingen (meerderheid tegen oppositie) genomen worden. Gert Laurijssen heeft tijdens de Gemeenteraadszitting de Burgemeester zelfs persoonlijk verzocht de politieke spelletjes even aan de kant te zetten en met alle partijen in de Raad samen te beslissen over wat goed is voor alle inwoners van Ravels. Dit dossier heeft immers een enorme impact op Ravels voor de komende jaren. He zou mooi en constructief zijn geweest, mochten alle politieke partijen van Ravels samen voor 1 keer hebben beslist om te kiezen voor dezelfde weg. Maar het mocht niet baten. CD&V koos voor het eigen belang en stemde als enige in met de eigen genomen beslissing. Opnieuw een mooi staaltje oude politieke krokodillencultuur.

Ook Dorpslijst Ravels werd door Rawepo om een standpunt gevraagd. Hun fractieleider Peter Van Raak gaf ons volgende heldere boodschap:

Dorpslijst is pro 

- het outsourcen van de gemeentelijke IT-diensten

- het toevertrouwen van alle vertrouwelijke data aan een gespecialiseerde provider 

- het plaatsen van de servers / hardware in een cloud omgeving.

Echter zulks kan o.i. niet zonder gedegen marktstudie, en met te beperkte garanties wanneer het mis gaat.  

Bovendien maakt de keuze voor één dienstverlener, die het geheel moet kunnen aanbieden, de markt mogelijks te klein, wat de kostprijs voor de burger de hoogte injaagt.   

Het idee, dat 3 jaar maar een beperkte tijd is, en dat daarna nog alles mogelijk is vinden wij fout.  De verstrengeling met een one-stop-dienstverlener wordt in die 3 jaar alleen maar groter, en legt daardoor een hypotheek op de keuzemogelijkheden in de toekomst.

Stemming

Na dit leerrijke debat moest het toch tot een stemming komen. Het voorstel werd aangenomen door de meerderheid voor een periode van drie jaar.